Hvad koster IT-drift for en lille virksomhed?

Hvis du har søgt på dette, kender du sikkert allerede problemet. De fleste IT-udbydere svarer “det kommer an på”, og beder dig booke et møde før du får et eneste tal at forholde dig til. Her får du de reelle priser først, og forklaringen bagefter.

Det korte svar

For en lille virksomhed med op til 5 medarbejdere ligger prisen typisk mellem 500 og 750 kr per bruger om måneden, afhængigt af hvor meget der er inkluderet. Dertil kommer ofte et engangsgebyr for korrekt opsætning, typisk 3.000 til 5.000 kr.

For virksomheder med mere end 5 medarbejdere falder prisen typisk lidt per bruger, fordi en del af arbejdet (overvågning, administration) ikke stiger lineært med antallet af brugere.

Hvad er egentlig inkluderet i den pris?

Det er her de fleste tilbud bliver svære at sammenligne, fordi udbydere pakker forskellige ting ind under samme overskrift. Som minimum bør en IT-drift-aftale i den prisklasse dække:

• Helpdesk og brugersupport, når noget ikke virker
• Administration af Microsoft 365 eller Google Workspace
• Basis sikkerhed, som MFA og standardindstillinger
• En fast kontaktperson, ikke en ny person hver gang du ringer

Det der typisk ikke er inkluderet i den billigste prisklasse, men som ofte bliver solgt som en selvfølge, er ting som NIS2 eller SOC2-compliance, dedikeret device management (MDM), og AI eller automationsprojekter. De kræver markant mere løbende arbejde, og bør prissættes som det de er, et højere niveau, ikke en del af basispakken.

Hvorfor prisen stiger med kompleksitet, ikke kun antal brugere

Det er fristende at tro at prisen bare skalerer lineært med antal medarbejdere, men det er sjældent tilfældet i praksis. Det der reelt driver prisen op er:

• Krav om compliance som NIS2 eller ISO 27001
• Behov for after-hours beredskab, altså support uden for normal arbejdstid
• Ønske om skræddersyet automation frem for standard drift

En virksomhed med 15 medarbejdere og simple behov kan sagtens betale mindre per bruger end en virksomhed med 5 medarbejdere, der håndterer følsomme kundedata og skal kunne dokumentere det.

Sådan undgår du at betale for meget

Tre konkrete ting at spørge enhver IT-udbyder om, før du skriver under:

1. Hvad sker der hvis vi vokser? Nogle aftaler har en hård grænse på antal brugere, hvor du pludselig skal opgradere til et markant dyrere niveau. Spørg om overgangen er glidende.
2. Er der binding, og hvor lang er opsigelsen? Lange bindingsperioder er ofte et tegn på at udbyderen ikke er sikker på du bliver, fordi du er tilfreds.
3. Hvad koster det ekstra, hvis vi får brug for NIS2 eller lignende senere? Få det tal på forhånd, i stedet for at opdage det når behovet opstår.

Vores egen prisstruktur, som eksempel

Hos ITHjaelp har vi delt det op i tre niveauer, netop for at undgå den uigennemsigtighed:

• Start, 500 kr per bruger om måneden, til virksomheder med op til 5 medarbejdere
• Vækst, 650 kr per bruger om måneden, ubegrænset antal brugere, med device management og vendor management inkluderet
• Partner, fuldt skræddersyet, inklusiv NIS2/SOC2-compliance, AI og automation, samt hjemmeside og SEO, prissat individuelt til jeres behov

Alle niveauer starter med et engangs opsætningsgebyr på 5.000 kr, som sikrer at miljøet er sat korrekt op fra dag ét, i stedet for at rette fejl løbende.